O SharePoint for Document Management (ShareDM) é disponibilizado pelo ICTO para funcionários da Universidade armazenarem e partilharem documentos oficiais e ficheiros na rede interna, o que é implementado com base no Microsoft SharePoint.

A Universidade tem numerosos funcionários, e cada um deles pertence a diferentes ou múltiplos departamentos. Por esse motivo, o ShareDM é necessário para guardar documentos electrónicos numa arquitectura adequada. Em geral, um site individual será criado para cada departamento ou faculdade, e diferentes categorias de documentos ou ficheiros podem ser agrupados como sub-sites diferentes dentro do site departamental.

Alguns utilizadores podem aceder a todos os documentos em todo o site; alguns apenas podem aceder a bibliotecas individuais ou até apenas alguns documentos individuais. Além disso, os utilizadores podem ter diferentes permissões como só leitura, editar ou eliminar. O ShareDM pode fornecer diferentes níveis de acesso com diferentes permissões para cada utilizador ou grupo de utilizadores.

Funções

• Acesso web– Todos os utilizadores podem aceder ao ShareDM de forma simples através do navegador web em qualquer computador ou dispositivo móvel. Os utilizadores também podem usar o SSL VPN para aceder aos documentos gravados no ShareDM fora da Universidade.
• Função poderosa de pesquisas em texto integral – Trata-se de uma poderosa função de pesquisas embutida para procurar informação na totalidade do site ou biblioteca individual. O resultado da pesquisa irá incluir o conteúdo da lista da biblioteca e o conteúdo de documentos do office.
• Office Online– O Office Online permite aos utilizadores realizar acções de visualização e edição em documentos (Word, Excel, PowerPoint e OneNote) sem o MS Office instalado.
• Controlo da Versão de Documentos– Inclui a activação e a gestão de conteúdo com um historial de versões que permite aos utilizadores recuperar diferentes versões dos documentos ou reestabelecer uma versão anterior dos mesmos.
• Partilha Fácil de Documentos– Os utilizadores podem conceder o direito de acesso a um utilizador individual ou grupo de utilizadores para que possa aceder a documento(s).

Acesso

https://docs.um.edu.mo/

Notas

• Lembre-se de ler as Orientações sobre o Tratamento de Informações Confidenciais (em inglês) para mais pormenores.