資訊安全貼士 (2022年5月號) – 如何高效安全地使用群發電子郵件

如何高效安全地使用群發電子郵件

在日常工作中，大家或許需要發送電郵給多個收件人或不同的群組和組織等，可是最有效的方法是什麼呢？是對每位收件人逐一發送電郵，還是群發電郵。當然，群發電郵會是一個較好的選擇。

雖然群發電郵可以節省重複發送相同消息的時間，但如果處理不當，也會帶來一些缺點，例如不必要地披露收件人資訊給第三方，浪費電郵及網絡資源等。因此在發送前必須注意以下幾點：

1. 電郵內容是否有正當目的？
2. 是否會導致任何與安全或私隱相關的問題？
3. 如果其中一位收件人點擊「全部回覆」會怎樣？
4. 電郵內容會讓收件人感到困惑嗎？

針對上述幾點，我們有以下建議：

• 確保電郵件內容符合相關組織的使命並用於批准的目的；
• 使用密件抄送 (Bcc) 以隱藏其他收件人的電郵地址，保障各收件人私隱。亦可避免當其中一位收件人使用「全部回覆」，而產生大量不必要的電郵發送；
• 使用明確的主旨標題可以幫助收件人區分正常郵件與垃圾郵件或網絡釣魚。

更多關於群發郵件的詳細信息，請參閱“群發電子郵件和使用電子郵件組的指南（英文版）”。

參考: 慎防被捲入網絡的釣魚騙局當中