In today’s information age, email service has become an indispensable communication tool in daily work, as well as one of the major communication tools. Hence, email security are becoming more and more important. For external attacks such as telecommunications fraud and malware attacks, although user’s information security awareness is increasing, the possible problems arising from the use of email cannot be ignored. In particular, for any jobs that involved personal data, you must handle them with special care. To further enhance users’ skills in using email more secure, here are some security tips:

• Before sending an email, you must review the email content, attachments, and the recipients’ email addresses;
• Before replying to email, you must confirm the identity of the sender. Do not reply to the email casually. For those emails that involve sensitive content such as money, personal information or account password, etc, please pay special attention;
• Before forwarding emails, you must understand whether the email content, which included attachments and contents of reply history, is suitable for forwarding. You can also consider extracting some necessary contents instead of forwarding the entire email. Do not arbitrarily forward unconfirmed content, so as not to spread the rumors;
• To consider carefully the necessity of mass emailing and make good use of email system resources. For more details, please refer to the “Guidelines for Mass Email and E-mail Groups“;
• Be aware of using “Reply to all”. It may cause unnecessary distortion. Please carefully consider the necessity;
• Make good use of Bcc., to ensure that the recipients are not allowed to see each other’s email addresses, thus protecting the privacy of each recipient;
• Note the email contents and attachments. Do not send too much content or attachments, especially personal information. If it contains sensitive content, you must consider whether it is suitable for transmission via email. In addition, the use of email must also comply with the policies of the University and existing local laws and regulations, as well as other laws that may need to be complied in other jurisdictions. (Please refer to the Reference information.)
• Do not rely on “email recall”! Actually, the email recall is a facilitating function that can only minimize the impact, but it cannot guarantee recalling the email you sent successfully.

In addition, users can get used to writing emails before filling in the recipients’ email addresses, so as not to send unfinished emails by mistake. If you need to select an email address from the contacts, be careful when selecting an email address as some email addresses may look similar.

* Reference information

1. Office for Personal Data Protection, Macao
2. Personal Data Protection Act, Macao
3. Privacy Policy, UM
4. Guidelines for Handling Confidential Information, UM
5. Acceptable Use Policy on ICTO Computing Facilities Campus Network and Internet
6. Guidelines for Mass Email and E-mail Groups
7. How can I identify a phishing, fake email and websites?
8. What you need to know about EU General Data Protection Regulation?
9. Data Privacy in an Era of Compliance
10. Other Information Security Tips

　　現今資訊科技令外遊或公幹都變得更加便利，你可以用於處理公務、娛樂以及保持聯繫。對於許多人來說，攜帶手機或其他電子設備，是良好旅行體驗和日常生活不可或缺的一部分。但同時可能會增加個人資訊外洩風險以及設備被盜的可能性。為免因資訊安全事故而影響行程，可參考以下一些貼士來保障你的資訊安全。

• 只使用需要的資料　可將某些設備留在家中、使用臨時設備、從設備中刪除個人資料或將資料轉移至安全的數據存儲；
• 保護您的資料　出發前為資料進行完整備份，考慮為您的設備啟用加密功能；
• 確保電腦程式在最新的狀態　更新軟件，包括防病毒保護，以確保使用的系統及軟件為最安全的版本;
• 關閉 Wi-Fi 和藍牙，避免在毫不知情的情况下，自動連接任何其他網絡或設備；
• 啟動防偷竊及遠程消毁資料功能，以防丟失或被盜；
• 充足準備　尤其於出發前為設備充電；
• 小心誤墮法網 清除其他國家或地區可能被視為非法或有問題的任何內容，並查詢前往的國家是否對加密內容有限制；
• 別忽視傳統技巧：
  • 用膠帶蓋住筆記本電腦或移動設備的鏡頭以保障隱私；
  • 注意使用設備前被人在背後偷看；
  • 盡可能將您的設備隨身攜帶，或使用酒店保險箱；
  • 可在設備上標示基本的聯絡資料，一旦遺失後仍可方便失物認領！

　　「網絡釣魚」是社交工程中的一種誘騙手法，網絡犯罪分子會透過這種手法來誘騙受害人作出某種預期的行為。社交工程是所有網絡釣魚攻擊的核心，尤其是通過電子郵件來進行攻擊。資訊科技發達的同時使網絡釣魚變得簡單，要設置及操作網絡釣魚攻擊是非常快捷、廉價和低風險的，任何網絡犯罪分子都可以發起這種攻擊。

　　根據企業方案供應商 Verizon 的「2018 年數據洩露調查報告」，針對教育機構的社交工程攻擊不斷增加。當個人資料和研究成果被披露時，無論是學生、教職員和學院都遭受損失。其中，網絡釣魚佔這些洩露事件達四成以上。然而，了解您所面對的風險，可以幫助提高安全意識。以下是一些防範網絡釣魚攻擊的建議：

• 有節制地在網上分享資訊：其實分享越少關於自己的資訊，變成釣魚攻擊目標的機會越小。網絡犯罪分子一般會通過您在網上公開發佈的資訊來了解您，藉以較易取得您的信任；
• 保護您的用戶密碼：任何正常的機構及部門，包括 ICTO 都不會通過電子郵件，來查詢您的用戶名稱、密碼或其他個人資料。如不確定電子郵件是否為釣魚郵件？請與 ICTO 服務中心聯絡；
• 提防電郵附件：電郵附件是傳送惡意軟件最常見的途徑。當收到帶附件的郵件時，除非確定它的來源是安全可靠，否則不要打開；
• 確認身份：釣魚郵件看起來都是很正常的，網絡犯罪分子通常會盜用機構或公司的身份特徵，如模仿它們的的徽標或使用相近的網址，目前並沒有效的方法可以阻止他人冒充大學、金融機構、零售商和其他服務提供商。如果收到聲稱來自某機構的可疑資訊，可自行在網上查找相關的官方網站，並通過其網站提供的聯絡資料與他們聯絡；
• 檢查發件人的電郵地址：請檢查寄件人的電郵地址，相關機構的任何通信都應來自該機構的電郵地址。如同您的學院或大學的通知電郵，也不會從非自身機構的電郵地址寄來的，例如 @ 等。
• 慢慢來，不要急：如果電郵內容指示您必須立即採取某些行動否則會終止使用權限等，網絡犯罪分子常以恐嚇手段，希望您不假思索地跟隨行動，因此必須冷靜應對；
• 請勿開啟可疑郵件中的連結：如果收到可疑電子郵件，請不要開啟郵件中的連結，尤其是不明的縮短式連結或「按此」等字句。他們可能會被連結到精心設計的虛假網站，以竊取用戶名稱和密碼。

參考資訊

如何識別釣魚、虛假電子郵件及假網站?